bpm.pro: Case Study "Angebotsverwaltung und Kalkulation für Silikon-Profile"

Die Preis-Kalkulation für Silikon-Profile ist komplex und von einer Vielzahl von Faktoren abhängig.
Einer unserer Kunden hatte für diesen Kalkulationsvorgang Excel-Mappen erstellt, mit deren Hilfe er sehr genaue, auf sein Produktionsszenario zugeschnittene Kalkulationen erstellen konnte. Des Weiteren konnte er die Kalkulationslogik und -parameter jederzeit einfach an geänderte Rahmenbedingungen anpassen. Problematisch gestaltete sich das Auffinden bereits erfolgter Kalkulationen und von deren Verwendung in Kunden-Angeboten. Es fehlte eine Datenbank-orientierte Lösung, in der Anfrage-, Angebots- und Kalkulationsdaten strukturiert und gut wiederauffindbar abgelegt und für die Angebotserstellung weiterverwendet werden konnten. Des Weiteren unterstützte der etablierte Ablauf keine Prüfung und Freigabe von Kalkulationen nach dem 4-Augen-Prinzip.
Der Kunde beauftragte uns, eine solche Lösung auf der Basis von bpm.pro zu entwickeln. Voraussetzung war, dass die Excel-basierte Preiskalkulation beibehalten werden konnte, so dass es dem Kunden weiterhin möglich ist, Anpassungen in der Kalkulationslogik selbstständig vorzunehmen.
Mit dem Geschäftsobjekt-Modellierer bpm.pro-objectdesigner konnten die notwendigen Datenobjekte wie Kunden, Anfragen, Produkte und Kalkulationen einfach modelliert und generiert werden.
Um eine Kalkulation durchzuführen, können die vom Auftraggeber entwickelten Excel-Mappen direkt aus bpm.pro heraus geöffnet werden. Die Kalkulationsparameter (z.B. Maße, erforderliche Qualität, Material oder Kalkulationsstückzahl) werden dabei automatisch an die Excel-Mappen übergeben. Die in den Mappen ermittelten Kalkulationsergebnisse werden beim Schließen an die Anwendung zurück übergeben und mit den Geschäftsobjekten gespeichert.
Dies führt unter anderem dazu, dass die bestehenden Kalkulationen zu einem Produkt übersichtlich aufgelistet und durchsucht werden können, ohne dass alle Excel-Mappen geöffnet werden müssen.
Nachdem eine oder mehrere Kalkulationen zu einer Anfrage erstellt wurden, können diese in ein Angebot überführt werden. Für die Erzeugung des Angebots-Dokumentes wird das bpm.pro-easydoc-Modul verwendet, das die automatische Generierung von Dokumenten vergleichbar mit einem Word-Serienbrief ermöglicht. Layout und Struktur der Angebote kann jederzeit vom Anwender selbst angepasst werden.
Sowohl die erzeugten Kalkulationsmappen als auch die Angebotsdokumente werden versioniert in einer "elektronischen Akte" zu den einzelnen Vorgängen gespeichert, so dass sie im Nachhinein jederzeit wieder eingesehen werden können. Hierfür wird das bpm.pro-Modul myArchiv verwendet.

Fazit

Vor allem mit Hilfe der easydoc-Dokumentenautomatisierung ließ sich einfach eine moderne Kalkulationslösung mit integrierter Spreadsheet-Logik erstellen. Durch das leichte Wiederauffinden entfällt häufig die Notwendigkeit von Neu-Kalkulationen, da auf bereits erfolgte zurückgegriffen werden kann. Die Generierung der Angebote als MS-Word-Dokumente erlaubt eine einfache Anpassung im Einzelfall – die Ablage in einer "elektronischen Akte" ermöglicht eine einfache Nachvollziehbarkeit der einzelnen Versionen von Kalkulationen und versendeten Angeboten.